Fünf Minuten Lesezeit. Danach weißt du, warum euer Umsatz gerade an einzelnen Köpfen hängt und nicht an einem Prozess.
Gedacht zum Lesen und zum Weiterleiten an alle, die mitentscheiden.
Die Bestandsaufnahme
Sei ehrlich. Hak an, was auf euch zutrifft.
Klick an, was zutrifft. Am Ende steht eine Zahl, über die es sich zu reden lohnt.
Der eigentliche Grund
Ein Betrieb mit fünf Leuten braucht kein System. Da weiß der Chef alles, weil er überall dabei ist. Ab dreißig Leuten funktioniert das nicht mehr, aber es fällt niemandem auf, weil es ja irgendwie läuft. Der Umsatz kommt trotzdem rein. Nur eben nicht der, der möglich wäre. Und den Unterschied siehst du nie, weil verlorene Aufträge in keinem Bericht auftauchen.
Der Unterschied
Wie es bei den meisten Betrieben heute läuft
Wie es läuft, wenn ein System dahintersteht
Was wir bauen
Nicht alles auf einmal und nicht alles bei jedem. Wir fangen dort an, wo der größte Hebel liegt, und bauen den Rest darauf auf.
Vier Kanäle, die miteinander arbeiten statt nebeneinander. Genau daraus entsteht der Effekt, der weiter unten steht.
Neue Kunden kommen über Empfehlungen. Planbar ist das nicht.
Wir definieren mit euch, wer überhaupt ein guter Kunde ist, und suchen den Markt danach ab. Marktstammdatenregister, Handelsregister, Webseiten, LinkedIn, Stellenanzeigen. Jeder Kontakt kommt mit Kontext, nicht nur mit Namen.
Eine Liste, die weiß, warum jemand draufsteht.
Cold Mailings landen im Papierkorb, weil sie wie Cold Mailings aussehen.
Aus der Anreicherung entstehen Anschreiben mit echtem Bezug: auf die Größe des Betriebs, auf die offene Stelle, auf das Projekt von letzter Woche. Nicht Vorlage mit Namensfeld, sondern ein Satz, den man nur schreiben kann, wenn man hingeschaut hat.
Antwortquoten, die eine Massenaussendung nie erreicht.
Rückrufe passieren, wenn jemand Zeit hat. Alte Kontakte liegen brach.
Der Voice-Agent ruft eingehende Anfragen innerhalb von Minuten zurück, reaktiviert euren Altbestand, fasst bei offenen Angeboten nach und bestätigt Termine. Er sagt zu Beginn jedes Gesprächs, dass er eine KI ist. Kaltakquise kann er auch, aber der größere Hebel liegt bei den Kontakten, die ihr schon habt.
Kein Kontakt bleibt unberührt, ohne dass jemand zum Hörer greifen muss.
Werbung läuft, aber niemand weiß, was ein Termin daraus kostet.
Meta und Google erzeugen den eingehenden Strom. Der Unterschied ist, was danach passiert: Jede Anfrage läuft direkt in dieselbe Strecke aus CRM, Voice-Agent und Nachfassen. Keine Anzeige, die in ein Formular führt, das freitags niemand liest.
Planbar heißt: Du weißt, was ein Termin kostet.
Warum vier Kanäle und nicht einer
Die RAIN Group hat dazu 489 Vertriebler befragt. Im Schnitt braucht es acht Kontaktpunkte, bis ein neuer Kontakt zu einem Erstgespräch bereit ist. Die besten Verkäufer schaffen es in fünf. Je nach Branche und Auftragsgröße liegt die Spanne bei sechs bis zwölf.
Der Grund ist nie Faulheit. Niemand hat Lust, zum vierten Mal bei jemandem anzurufen, der noch nie geantwortet hat. Also bleibt es bei einer Mail und einem Anruf, und danach passiert nichts mehr.
Wenn Mailstrecke, KI-Telefonie und Werbeanzeigen auf dieselbe Liste laufen, sammelt derselbe Kontakt acht bis zwölf Berührungen, ohne dass bei euch jemand acht Mal etwas tun muss. Und wenn dein Vertriebler dann anruft, ist er nicht der erste Fremde am Telefon. Er ist der vierte Kontaktpunkt einer Firma, die der Gesprächspartner schon einordnen kann.
Das ist der Unterschied zwischen kalt und lauwarm. Und er zeigt sich direkt in der Terminquote deiner Leute, ohne dass sie irgendetwas anders machen müssen.
Quelle: RAIN Group, Top Performance in Sales Prospecting.
Der teuerste Fehler ist selten zu wenig Anfragen. Es ist das, was danach mit ihnen passiert. Hier liegt bei den meisten Betrieben der größere Hebel.
Jeder macht es ein bisschen anders. Der Überblick hängt an einzelnen Köpfen.
Das Fundament, auf dem alles andere steht. Wir bauen die Pipeline mit klaren Stufen, definieren, wann ein Lead in welche Stufe rutscht, wer zuständig ist und bis wann. Jede Anfrage wird automatisch dem richtigen Mann zugewiesen, mit Frist. Kein Kontakt liegt mehr in einem persönlichen Postfach.
Wir arbeiten mit Close, HubSpot, Pipedrive und Zoho und ersetzen nichts, was bei euch schon funktioniert.
Ein Vertrieb, der auch ohne dich weiß, was als Nächstes zu tun ist.
Zwischen Anfrage und Angebot vergehen Tage. Jeder kalkuliert anders.
Ein Kalkulator, in dem eure Logik hinterlegt ist, plus automatische Angebotserstellung als fertiges PDF im eigenen Layout. Der neue Mitarbeiter kalkuliert damit wie der Chef, und die Marge schwankt nicht mehr je nachdem, wer gerade gerechnet hat.
Ihr seid der Erste beim Kunden. Und die Marge stimmt.
Angebote bleiben liegen. Nachgefasst wird, wenn jemand dran denkt.
Wer nach einem Angebot nicht antwortet, bekommt eine Strecke aus Mail und Anruf. Nicht wenn jemand Zeit hat, sondern immer und in gleichbleibender Qualität. Sobald der Kunde reagiert, landet er sofort wieder bei einem Menschen.
Der Umsatz, der bisher im Postfach verschwunden ist.
Du weißt nicht, welche Quelle Umsatz bringt und wer wie gut abschließt.
Wie viele Angebote sind raus, wie viele wurden Aufträge, wie lange dauert es von Anfrage bis Angebot, welche Quelle rechnet sich. Pro Mitarbeiter, pro Monat, ohne dass jemand etwas dafür eintippen muss.
Du steuerst dein Geschäft, statt es zu schätzen.
Wenn die ersten beiden Ebenen greifen, wandert der Engpass. Nicht mehr die Aufträge fehlen, sondern die Leute, die sie abarbeiten. Darauf sollte man vorbereitet sein, bevor es so weit ist.
Stellenanzeigen bringen niemanden. Und wer sich meldet, passt nicht.
Für Bewerber gilt exakt dasselbe Prinzip wie für Kunden. Wir spielen Anzeigen auf Meta und Instagram genau dort aus, wo eure Zielgruppe unterwegs ist, und schicken jeden Bewerber durch dieselbe Strecke: automatische Erfassung im CRM, Vorqualifizierung durch den Voice-Agent innerhalb weniger Stunden, Termin direkt im Kalender der Geschäftsführung.
Der entscheidende Punkt ist die Geschwindigkeit. Ein Monteur, der sich abends bewirbt und am nächsten Vormittag einen Anruf bekommt, ist noch im Markt. Der, den ihr nach zwei Wochen anruft, hat längst woanders unterschrieben.
Auftragsbuch und Mannschaft wachsen im gleichen Takt.
Der Beweis
Bei einem PV-Betrieb mit 35 Mitarbeitern verantworten wir heute 40 Prozent des Angebotsvolumens.
Nicht durch mehr Werbung. Durch einen Voice-Agent für die Partnergewinnung, automatisches Lead-Routing im CRM, eine Angebotsstrecke, die aus Daten fertige PDFs macht, und einen Scraper, der den Markt gegen das Marktstammdatenregister abgleicht. Sieben Bausteine, nacheinander gebaut, nicht alle am ersten Tag.
Reaktivierung ehemaliger Geschäftskunden. Bestehende Kontakte wieder nutzbar, ohne zusätzlichen Vertriebsaufwand.
Telefonische Erstansprache und Bedarfsqualifizierung. Klarere Gespräche, saubere Zuständigkeitsklärung.
Digitalisierung der Vertriebsprozesse von der Anfrage bis zum fertigen Angebot.
Namen, Zahlen und den kompletten Aufbau dieser Projekte zeige ich dir im Termin. Auf einer Seite, die weitergeleitet wird, halten wir uns damit bewusst zurück.
Ehrlichkeit vor dem Termin
Wir haben genug Projekte gesehen, die von Anfang an nicht funktionieren konnten. Deshalb lieber jetzt als nach der Unterschrift.
Trifft nichts davon zu, dann lohnt sich das nächste Gespräch. Trifft eins davon zu, sag es uns im Termin. Wir sagen dir dann auch, wenn es aus unserer Sicht nicht passt.
Was als Nächstes passiert
Im nächsten Termin sitzt David dabei, der die Systeme baut. Damit du nicht dreimal dasselbe erzählen musst.
Von der ersten Anfrage bis zum unterschriebenen Auftrag. Wer macht was, womit, und wie lange dauert jeder Schritt. Dafür brauchst du nichts vorzubereiten.
Meist an zwei, drei Stellen, die vorher niemand auf dem Schirm hatte. Diese Einschätzung bekommst du auch dann, wenn wir danach nicht zusammenarbeiten.
Welcher Baustein zuerst, was er kostet, was er bringen soll und woran wir gemeinsam messen, ob er es gebracht hat.
Kein Abschluss im Termin, keine Frist, die morgen abläuft. Wenn ein Vorschlag nur unter Druck gut aussieht, ist er kein guter Vorschlag.
Bevor du fragst
Der Einstieg liegt im mittleren vierstelligen Bereich. Nach oben ist es offen, weil zwischen einem einzelnen Baustein und einem System über alle drei Ebenen ein großer Unterschied liegt.
Was den Ausschlag gibt, sind drei Dinge: wie viele Bausteine ihr wollt, wie viel Technik bei euch schon steht und wie tief wir in eure bestehenden Abläufe müssen.
Im Termin bekommst du dafür keine Hausnummer, sondern eine feste Zahl für euren Fall, bevor irgendetwas anfängt. Und wenn sich das für euch nicht rechnet, sagen wir dir das auch.
Gut. Dann ersetzen wir es nicht, sondern bringen es zum Laufen. Die meisten Betriebe haben ein CRM, in dem Kontakte liegen, aber keine Prozesse. Wir arbeiten unter anderem mit Close, HubSpot, Pipedrive und Zoho.
Die ehrliche Frage ist nicht, ob ihr ein CRM habt. Sondern ob du darin sehen kannst, wie viele Angebote offen sind und seit wann.
Deine Kunden sprechen weiterhin mit deinen Leuten. Der Voice-Agent übernimmt vor allem die Anrufe, die heute gar nicht stattfinden: der Rückruf innerhalb von Minuten, das Nachfassen bei einem Angebot von vor drei Wochen, die Reaktivierung eines Kunden von 2023.
Und er sagt zu Beginn jedes Gesprächs, dass er eine KI ist. Das ist seit dem EU AI Act ohnehin Pflicht und in der Praxis der bessere Weg. Wer damit ein Problem hat, legt auf. Das sind meist die, die auch bei einem Menschen aufgelegt hätten.
Verständlich, und genau deshalb bauen wir in Etappen statt in einem großen Wurf. Ein einzelner Baustein steht in der Regel in wenigen Tagen bis zwei Wochen, nicht in Monaten.
Von eurer Seite brauchen wir am Anfang ein bis zwei Stunden pro Woche. Danach weniger. Wenn ihr die nicht habt, ist das übrigens selbst schon ein Befund.
Deshalb definieren wir vor dem Start, woran wir Erfolg messen. Reaktionszeit, Angebotsdurchlauf, Abschlussquote, was bei euch der Engpass ist. Diese Zahlen siehst du im Dashboard, nicht in unserem Monatsbericht.
Wir starten außerdem bewusst mit einem Baustein, nicht mit allen. Du kaufst keinen Blindflug über zwölf Monate, sondern einen überprüfbaren ersten Schritt.
Nein, wir füllen ihnen den Kalender. Was wegfällt, ist die Arbeit, für die du sie nicht bezahlst: Recherche, Daten eintippen, Listen abtelefonieren, Terminen hinterherlaufen.
Was bleibt, ist Beratung, Vertrauen und Abschluss. Genau das, wofür du sie eingestellt hast. Der Unterschied ist, dass sie in ein Gespräch gehen, in dem der Gegenüber die Firma schon kennt.
Der nächste Schritt
Den Kalendereintrag hast du bereits. 45 Minuten per Teams, gemeinsam mit David, der die Systeme baut. Vorbereiten musst du nichts.
Es hilft nur, wenn du drei Dinge grob im Kopf hast:
Ein Bauchgefühl reicht völlig. Wenn du bei den ersten beiden ins Grübeln kommst, haben wir das erste Thema schon gefunden.
Passt der Termin doch nicht mehr? Antworte einfach auf meine Mail, dann schieben wir ihn.
