CRM-Beratung für Dienstleister und Mittelstand

CRM einrichten lassen und aufräumen: Kundendaten, die euer Team wirklich nutzt

CRM-Einrichtung bedeutet, ein Kundenmanagement-System so aufzusetzen, dass jede Anfrage, jedes Gespräch und jedes Angebot an einer Stelle landet und für jeden Kontakt der nächste Schritt feststeht. CRM aufräumen bedeutet, ein bestehendes System von Dubletten, veralteten Kontakten und wild gewachsenen Feldern zu befreien, damit das Team ihm wieder vertraut.
PA Marketing aus Bielefeld macht beides für Dienstleister und mittelständische Unternehmen: Wir bereinigen eure Daten, bauen eine Pipeline, die zu eurem Verkaufsprozess passt, richten Automatisierungen und Schnittstellen zu Kalender, E-Mail, Telefonie und Formularen ein und schulen euer Team. Ein sauberes CRM ist außerdem die Grundlage für PAce, unser System für automatisierte Neukundengewinnung.
Kostenloses SkalierungsgesprächRatgeber: CRM im Mittelstand

Warum viele CRMs im Alltag liegen bleiben

Die Software ist selten das Problem. Ein CRM scheitert meistens daran, dass bei der Einführung niemand festgelegt hat, welche Daten wohin gehören, wann ein Vorgang in die nächste Phase wandert und wer nachfasst. Nach ein paar Monaten sieht es dann so aus:
  1. Doppelte und veraltete Kontakte: Dieselbe Firma existiert dreimal, Ansprechpartner haben längst gewechselt, Telefonnummern stimmen nicht mehr.
  2. Eine Pipeline, die nichts aussagt: Phasen wie „In Bearbeitung“ oder „Sonstiges“ sagen niemandem, was als Nächstes zu tun ist.
  3. Doppelte Arbeit: Anfragen aus Formular, Telefon und E-Mail werden von Hand abgetippt, Termine zweimal eingetragen.
  4. Wissen in Köpfen und Postfächern: Was mit einem Kunden besprochen wurde, steht in der Mail von Kollegin A, nicht im System.
  5. Keine Auswertung: Wie viele Anfragen zu Angeboten werden und wo Interessenten abspringen, kann niemand sagen.
Wir setzen genau dort an: erst Ordnung in die Daten, dann ein klarer Prozess, dann Automatisierung. Wenn ihr noch vor der Systemwahl steht, hilft euch unser Ratgeber CRM im Mittelstand: Auswahl und Einführung. Wie Abläufe über das CRM hinaus automatisch laufen, zeigt die Seite Marketing-Automatisierung.

Neu einrichten, aufräumen oder wechseln?

Die meisten Unternehmen, die uns ansprechen, stehen an einem von drei Punkten. Das Ziel ist immer dasselbe: ein CRM, in dem die Daten stimmen und der nächste Schritt für jeden Kontakt klar ist.

Erstes CRM einführen

Bisher laufen Kunden über Excel, Outlook und Notizzettel. Wir übernehmen die vorhandenen Listen, legen Felder und Pipeline fest und sorgen dafür, dass das Team vom ersten Tag an damit arbeitet.

Bestehendes CRM aufräumen

Das System ist da, aber niemand traut den Daten. Wir führen Dubletten zusammen, sortieren Altlasten aus, vereinfachen Felder und Phasen und bauen die Automatisierungen neu, die wirklich gebraucht werden.

System wechseln

Das alte CRM passt nicht mehr zu eurem Vertrieb. Wir prüfen zuerst, ob Aufräumen reicht. Wenn nicht, bereinigen wir die Daten vor dem Umzug, damit der alte Ballast nicht ins neue System wandert.

Was zur CRM-Einrichtung bei uns gehört

Sechs Bausteine, die wir je nach Ausgangslage kombinieren. Ihr bekommt nur die, die euer Vertrieb tatsächlich braucht.

Datenbereinigung & Dubletten

Export und Sicherung, dann doppelte Firmen und Personen zusammenführen, Pflichtfelder vereinheitlichen und veraltete Kontakte nach abgestimmten Regeln archivieren.

Pipeline-Design

Phasen, die eurem echten Verkaufsprozess folgen, mit klaren Ein- und Austrittskriterien. So seht ihr auf einen Blick, wo jeder Vorgang steht und wo Interessenten abspringen.

Automatisierungen

Aufgaben und Erinnerungen fürs Nachfassen, automatische Zuweisung neuer Anfragen, E-Mail-Folgen nach einem Angebot. Bei Bedarf verbinden wir Systeme über Zapier oder Make.

Integrationen

Kalender und E-Mail-Postfach, Telefonie und KI-Voice-Agent, Website-Formulare und Messenger. Jede Anfrage landet automatisch als Kontakt mit Quelle im CRM, ohne Abtippen.

Schulung

Kurze, praktische Einweisung für Vertrieb, Innendienst und Geschäftsführung, dazu eine schriftliche Spielregel, wer was wann pflegt. Ein CRM wird nur so gut, wie es genutzt wird.

Datenschutz

Rollen und Zugriffsrechte, Löschfristen, Einwilligungen bei Formularen und Auftragsverarbeitungsverträge mit den eingesetzten Anbietern. Das klären wir bei der Einrichtung, nicht erst hinterher.
Pipeline-Design

Eine Pipeline, die euer Team wirklich nutzt

Klare Phasen statt endloser Listen. Für jede Phase legen wir fest, was euer Team tut und was das CRM automatisch erledigt.

Schematische Darstellung ohne echte Kundendaten. Phasen und Regeln richten wir nach eurem Vertriebsprozess.

CRM-Beratung für Mittelstand und Dienstleister

Am meisten bringt eine saubere CRM-Einrichtung Unternehmen, bei denen Anfragen aus mehreren Kanälen kommen und mehrere Personen am selben Kunden arbeiten: Handwerks- und Installationsbetriebe, technische Dienstleister, Agenturen, Beratungen und mittelständische B2B-Firmen. Für Solar- und Elektrobetriebe gibt es eine eigene Seite: CRM für Photovoltaik-Betriebe.
Unsere Systeme bauen unter anderem auf Close, Zapier, Make, Vapi, Superchat und Slack auf. Habt ihr bereits ein anderes CRM im Einsatz, prüfen wir zuerst, ob es sich mit vertretbarem Aufwand aufräumen lässt. Ein Wechsel ist nur dann sinnvoll, wenn das alte System euren Prozess wirklich nicht abbilden kann.

Aus der Praxis: Automatisierung braucht saubere Daten

Für Reinke Photovoltaik haben wir die Gewinnung von B2B-Partnern über einen KI-Voicebot-Prozess automatisiert. Die so gewonnenen Partner-Leads tragen zu einem Umsatz im mehrere-Millionen-Euro-Bereich pro Monat für die PGP-Gruppe bei. Für PAce im produktiven Einsatz seit Ende 2024 nennen wir 40–60 Termine pro Woche bei rund 70 % weniger manuellem Aufwand. Solche Abläufe funktionieren nur, wenn Kontakte, Gesprächsergebnisse und Termine zuverlässig im richtigen Datensatz landen. Mehr dazu in der Case Study Reinke Photovoltaik und auf der Seite zu PAce.

So läuft eine CRM-Einrichtung mit uns ab

1. Skalierungsgespräch

Kostenlos, in Bielefeld, bei euch oder per Teams. Ihr zeigt uns, wie Anfragen heute reinkommen und wo es hakt.

2. Bestandsaufnahme

Datenexport, Prüfung auf Dubletten und Lücken, Aufnahme eures Verkaufsprozesses. Daraus entsteht ein Konzept mit Pipeline, Feldern und Schnittstellen.

3. Aufräumen & Einrichten

Wir bereinigen die Daten, bauen Pipeline und Automatisierungen und verbinden Kalender, E-Mail, Telefonie und Formulare. Getestet wird mit echten Vorgängen.

4. Schulung & Begleitung

Einweisung fürs Team, feste Pflegeregeln und ein Ansprechpartner aus Bielefeld, der nach dem Start nachjustiert, wenn sich Abläufe ändern.

Häufige Fragen zur CRM-Einrichtung

Was kostet es, ein CRM einrichten zu lassen?
Mit welchen Tools arbeitet ihr?
Gehen beim Aufräumen Daten verloren?
Ist ein CRM datenschutzkonform einsetzbar?
Wie lange dauert die Einrichtung?
Lässt sich das CRM mit Telefon und Voice-Agent verbinden?
Für wen lohnt sich eine CRM-Beratung?

Euer CRM aufräumen lassen: sprecht uns an

PA Marketing UG (haftungsbeschränkt)
Otto-Brenner-Straße 209, 33604 Bielefeld (Sieker)
Telefon: +49 176 20391353
E-Mail: info@pa-marketing.consulting
Im kostenlosen Skalierungsgespräch schauen wir uns euer CRM oder eure bisherigen Listen an und sagen euch, was sich lohnt. Bei uns in Bielefeld, bei euch oder per Teams.
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Weiterlesen rund um CRM und Automatisierung

  • CRM im Mittelstand: Woran ihr das passende System erkennt
  • Marketing-Automatisierung: Abläufe, die von selbst laufen
  • CRM für Photovoltaik-Betriebe
  • Follow-up im Vertrieb: Nachfassen mit System
  • Bestandskunden reaktivieren
  • PAce: automatisierte Neukundengewinnung mit E-Mail und KI-Voice-Agent