CRM für Photovoltaik-Betriebe

CRM für PV-Unternehmen: von der Anfrage bis zur Wartung in einem System

Ein CRM für PV-Unternehmen ist ein Kundenmanagement-System, das den ganzen Weg eines Solarprojekts abbildet: Anfrage, Vor-Ort-Termin, Angebot, Montage, Netzanmeldung und Wartung. Dachfotos, Verbrauchsdaten und Absprachen hängen am Projekt, nicht im WhatsApp-Verlauf eines Verkäufers. Und jede Anfrage bekommt einen nächsten Schritt mit Datum.

PA Marketing aus Bielefeld richtet so ein CRM für Solarbetriebe ein oder räumt ein bestehendes auf. Wir kennen die Abläufe aus nächster Nähe: Unsere Schwesterfirma OurSun-Solar ist selbst PV-Installateur in Bielefeld.

Kostenloses Skalierungsgespräch CRM-Einrichtung im Überblick

Warum Excel und Postfach bei PV-Projekten nicht reichen

Ein PV-Projekt zieht sich über Wochen, manchmal Monate, und viele Leute fassen es an: Vertrieb, Planung, Montageteam, Elektriker, Netzbetreiber und natürlich der Kunde. Ohne zentrales System passiert in Solarbetrieben immer wieder dasselbe:

Anfragen versanden: Sie kommen über Website, Leadportal, Telefon und Empfehlung und liegen in vier verschiedenen Postfächern.
Angebote ohne Nachfassen: Das Angebot ist raus, aber niemand meldet sich nach einer Woche. Der Kunde unterschreibt bei dem Betrieb, der zuerst nachgefragt hat.
Dachdaten sind verstreut: Fotos, Zählerschrank, Verbrauch und Ausrichtung liegen auf Handys und in Mails statt am Projekt.
Unklarer Projektstatus: Wer wissen will, ob die Netzanmeldung durch ist, muss herumfragen.
Bestandskunden werden vergessen: Wer vor drei Jahren eine Anlage gekauft hat, hört nie wieder von euch, obwohl Speicher, Wallbox oder Wartung naheliegen.

Ein CRM für den Solarbetrieb löst das, wenn es zu euren Abläufen passt. Wie wir CRMs grundsätzlich einrichten und bereinigen, lest ihr auf der Seite CRM-Einrichtung & -Aufräumen. Wie das CRM mit Anzeigen, Website und Voice-Agent zusammenspielt, zeigt unser Überblick Photovoltaik-Marketing.

Was ein CRM im Solarbetrieb zusätzlich können muss

Kontakte und Deals verwaltet jedes CRM. Für PV-Betriebe kommen drei Anforderungen dazu, an denen Standard-Einrichtungen oft scheitern.

Dachfotos und Anlagendaten am Projekt

Fotos von Dach und Zählerschrank, Dachneigung, Ausrichtung, Jahresverbrauch und gewünschter Speicher werden schon bei der Anfrage abgefragt und landen direkt am Kontakt. Der Planer muss nicht nachtelefonieren.

Follow-ups, die nicht vergessen werden

Nach dem Vor-Ort-Termin und nach dem Angebot legt das CRM automatisch Aufgaben an oder verschickt Erinnerungen. Wer nicht erreichbar ist, bekommt einen zweiten Versuch, auf Wunsch per KI-Voice-Agent.

Bestandskunden reaktivieren

Wer Anlagengröße, Baujahr und verbaute Komponenten im CRM hat, kann gezielt Speicher, Wallbox, Erweiterung oder Wartung anbieten. Das sind Aufträge ohne neue Leadkosten.

Die PV-Pipeline: sechs Phasen von der Anfrage bis zur Wartung

So bilden wir den typischen Ablauf eines Solarbetriebs im CRM ab. Phasen, Pflichtfelder und Automatisierungen passen wir an eure Arbeitsweise an.

1. Anfrage & Qualifizierung

Jede Anfrage aus Rechner, Formular, Portal oder Telefon landet mit Quelle im CRM. Eigentum, Dachart und Verbrauch werden geprüft, bevor jemand rausfährt.

2. Vor-Ort-Termin

Termin direkt im Kalender des Beraters, Erinnerung an den Kunden, Checkliste für die Begehung. Fotos und Maße kommen nach dem Termin an den Datensatz.

3. Angebot

Angebot mit Datum und Wert im CRM, automatische Nachfass-Aufgaben nach wenigen Tagen. Ihr seht jederzeit, welche Angebote offen sind und wie viel davon ihr gewinnt.

4. Montage

Nach der Unterschrift wandert das Projekt in die Umsetzung: Materialstatus, Montagetermin, zuständiges Team und Infos für den Kunden an einer Stelle.

5. Netzanmeldung & Inbetriebnahme

Status der Anmeldung beim Netzbetreiber, Zählertausch, Eintrag ins Marktstammdatenregister und Übergabeprotokoll. Fehlt etwas, erinnert das System.

6. After-Sales & Wartung

Bewertungsanfrage nach der Übergabe, Wartungsintervalle, Empfehlungen und gezielte Angebote für Speicher, Wallbox oder Erweiterung an passende Bestandskunden.

Was wir für das CRM eures Solarbetriebs übernehmen

Wir sind kein Softwarehersteller, wir sind der Dienstleister, der das CRM für euren Betrieb passend macht. Konkret heißt das: bestehende Kundenlisten und Projekte übernehmen und bereinigen, die PV-Pipeline mit euren Phasen aufbauen, Formulare, Solarrechner und Leadquellen anbinden, Telefon und KI-Voice-Agent integrieren, Nachfass-Automatisierungen einrichten und euer Team schulen. Datenschutz mit Rollen, Löschfristen und Auftragsverarbeitung gehört von Anfang an dazu.

Unsere Systeme bauen unter anderem auf Close, Zapier, Make, Vapi, Superchat und Slack auf. Nutzt ihr schon eine Branchensoftware oder ein anderes CRM, prüfen wir zuerst, ob wir es aufräumen und anbinden können. Die Details dazu stehen auf der Seite CRM-Einrichtung & -Aufräumen.

Aus der Praxis: OurSun-Solar und Reinke Photovoltaik

Für unsere Schwesterfirma OurSun-Solar, einen PV-Installateur aus Bielefeld, haben wir 2026 die neue Website gebaut, mit Solarrechner, Speicher-Check und Förder-Finder. Alle Anfragen aus diesen Formularen laufen direkt ins CRM, inklusive der Angaben zum Dach und zum Verbrauch. Mehr in der Case Study OurSun-Solar.

Für Reinke Photovoltaik haben wir die Gewinnung von B2B-Partnern über einen KI-Voicebot-Prozess automatisiert. Die gewonnenen Partner-Leads tragen zu einem Umsatz im mehrere-Millionen-Euro-Bereich pro Monat für die PGP-Gruppe bei. Mehr in der Case Study Reinke Photovoltaik.

So richten wir das CRM für euren PV-Betrieb ein

1. Skalierungsgespräch

Kostenlos, in Bielefeld, bei euch oder per Teams. Wir gehen gemeinsam den Weg einer Anfrage bis zur fertigen Anlage durch.

2. Bestandsaufnahme

Leadquellen, vorhandene Listen und Kundendaten, Projektablauf und Zuständigkeiten. Daraus entsteht das Konzept für Pipeline, Felder und Schnittstellen.

3. Aufbau & Bereinigung

Daten übernehmen und bereinigen, Pipeline und Automatisierungen bauen, Formulare, Kalender und Telefonie anbinden, mit echten Anfragen testen.

4. Schulung & Begleitung

Einweisung für Vertrieb, Büro und Projektleitung. Danach justieren wir nach, zum Beispiel wenn neue Leadquellen oder Produkte dazukommen.

Häufige Fragen zum CRM für Solarbetriebe

Welches CRM eignet sich für PV-Unternehmen?

Könnt ihr unser bestehendes CRM aufräumen statt ein neues einzuführen?

Wo werden Dachfotos und Anlagendaten gespeichert?

Lassen sich Leadportale und Website-Rechner anbinden?

Wie hilft das CRM bei Bestandskunden?

Was kostet ein CRM-Setup für einen Solarbetrieb?

Arbeitet ihr nur mit Betrieben aus OWL?

Ordnung im CRM eures Solarbetriebs

PA Marketing UG (haftungsbeschränkt)

Otto-Brenner-Straße 209, 33604 Bielefeld (Sieker)

Telefon: +49 176 20391353

E-Mail: info@pa-marketing.consulting

Im kostenlosen Skalierungsgespräch schauen wir uns an, wie Anfragen bei euch heute laufen, und sagen euch ehrlich, ob Aufräumen reicht oder ein neues System sinnvoll ist.

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